Настоящая инструкция, если она упоминается в самом договоре, является неотъемлемой частью заключённого договора, номер которого в первой группе цифробуквенного обозначения содержит первые три знака из цифр от 0 до 9 и два буквенных знака “юу” или “ау”.

Настоящая инструкция описывает примерную процедуру прохождения согласования документов у самого Заказчика до предоставления документов в юридическое бюро ОЛИМП для оказания юридических услуг предусмотренных договором.

Если у Заказчика внутренними локальными нормативными актами регламентирован порядок прохождения согласования документов, то настоящая инструкция применяется в части не противоречащей внутренним локальным нормативным актам Заказчика в части порядка прохождения согласования документов, но с учётом особенностей предусмотренных настоящей инструкцией.

Прежде чем документы должны быть заверены надлежащим образом ответственным лицом организации (единоличным исполнительным органом (Генеральный директор и т.п.), коллегиальный орган и т.п.), являющиеся основанием для возникновения, изменения или прекращения каких-либо прав и обязанностей, такие документы должны быть изучены и согласованы всеми отделами (службами, подразделениями, управление и т.п.) в зону ответственности которых входит принятие решений по возникновению, изменению или прекращению каких-либо прав и обязанностей организации в которую поступили такие документы на рассмотрение.

1. Зоны ответственности.

Как правило, в организации существуют различные структурные единицы, входящие в тот или иной отдел (службу, подразделениями, управление и т.п.), в зону ответственности которых входит определённая деятельность организации или часть этой деятельности, часть бизнес-процесса. Всё это, в совокупности относится к организационной структуре организации.

Организационная структура организации формируется в зависимости от целей деятельности организации (предприятия) и необходимых для этого отделов (служб, подразделений, управлений и т.п.). Именно отделы (службы, подразделения, управления и т.п.) осуществляют функции, которые составляют бизнес-процессы организации (предприятия).

Как правило в организационной структуре организации существуют:

• административный отдел;
• финансовый отдел;
• юридический отдел;
• общий отдел;
• отдел снабжения;
• отдел реализации и т.п.

Как правило в административный отдел входит единоличный исполнительный орган (Генеральный директор – полномочный представитель организации в соответствии с Уставом), а также его заместители.

Как правило в финансовый отдел (служба, подразделение, управление и т.п.) входит финансовый директор, главный бухгалтер и т.д. В зону ответственности которых, как правило входит финансовые функции организации (финансовый контроллинг, казначейство, бухгалтерский и налоговый учёт).

Как правило в отдел снабжения (службу, подразделение, управление и т.п.) входит руководитель, менеджеры по снабжению. В зону ответственности которых входит бесперебойная поставка каких-либо товарно-материальных ценностей (товаров) (услуг, работ) для самой организации из-за которых может остановиться деятельность организации.

Как правило в отдел реализации (служба, подразделение, управление и т.п.) входит руководитель, менеджеры по реализации. В зону ответственности которых входит бесперебойная реализация (сбыт) каких-либо товарно-материальных ценностей (товаров) (услуг, работ) самой организации из-за которых может снизиться или остановиться рост финансовых показателей организации.

Все подразделения в совокупности обязаны принимать участие в принятии решений по каким-либо документам от которых зависит возникновение, изменение, прекращение каких-либо прав и обязанностей у организации, в той мере, в которой зависит решение от компетенции соответствующего отдела (службы, подразделения, управления и т.п.).

2. Рабочее время и рабочие дни

Рабочие дни определяются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Рабочее время в будние дни при пятидневной рабочей неделе принимается как с 9:00 до 18:00 без перерыва на обед.

Пятидневная рабочая неделя признаётся как календарная неделя с понедельника по пятницу.

Выходными днями являются суббота и воскресенье. Все остальные выходные дни, а также праздничные выходные дни определяются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3. Срок согласования документа

Сроки согласования документов определяются в рабочих днях и в рабочее время исходя из московского времени.

В зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня.

В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.

Срок согласования между структурными подразделениями Заказчика устанавливается внутренними локальными нормативными актами самого Заказчика.

Срок согласования документа не является сроком оказания услуг Исполнителем по заключённому договору.

4. Документ подтверждающий согласование

Документ подтверждающий согласование называется «Лист согласования», в котором отражается наименование рассматриваемого документа; наименование отдела (службы, подразделения, управления и т.п.); фамилия и инициалы лица ответственного за принятие решения о рассматриваемом документе, его подпись и его должность; его комментарии (при их наличии) относительно рассматриваемого документа; дата, когда рассматриваемый документ был рассмотрен этим лицом; дата, когда был получен документ на рассмотрение.

Как правило, лист согласования первично оформляется отделом делопроизводства (службой, подразделением, управлением и т.п.), а при его отсутствии оформляется либо секретарём единоличного исполнительного органа (и т.п.) или тем лицом, который является инициатором согласования, с обязательным проставлением даты листа согласования и заполнения всех необходимых полей.

В зависимости от иерархии организационной структуры организации/предприятия лист согласования направляется в следующем порядке от отдела делопроизводства (службы, подразделения, управления и т.п.), а при его отсутствии от секретаря единоличного исполнительного органа (и т.п.) или инициатора согласования:

• общий отдел (делопроизводство, секретарь, инициатор согласования);
• отдел снабжения или отдел реализации (в зависимости от характера документа);
• финансовый отдел;
• юридический отдел;
• общий отдел (делопроизводство, секретарь, инициатор согласования).

После обхода документа с листом согласования через все отделы (службы, подразделения, управления и т.п.), этот документ с листом согласования и приложенных к нему комментариями (при их наличии) возвращается в отдел делопроизводства (службы, подразделения, управления и т.п.), а при его отсутствии секретарю единоличного исполнительного органа (и т.п.) или инициатору согласования, который в обязательном порядке ставит свою подпись и дату и предоставляет всем пакетом документ уполномоченному лицу на утверждение (подписание).

Образец листа согласования

При наличии замечаний, в графе № 3 «Принятое решение» необходимо указать, что «внесены замечания и предложения» или «согласовано» или «не согласовано», а в графе № 1 «Комментарии» – указать в каком документе следует читать комментарии, если их объём не позволяет изложить кратко в листе согласования. При наличии комментариев у лиц согласующих документ, целесообразно создавать отдельный лист комментарий к листу согласования.

Образец листа комментариев к листу согласования

Образец листа согласования после прохождения

5.Лист согласования в электронной форме

Согласно условиям заключённого договора, между Заказчиком и юридическим бюро ОЛИМП допускается передача документов в электронном виде путём пересылки документа/документов в соответствии с Требованиями к документам Заказчика услуг (приложение № 4) на электронную почту бюро, в т.ч. путём предоставления ссылки на пакет документов.

Если согласно внутренним локальным нормативным актам Заказчика у него предусмотрена процедура согласования документов, то условия, предусмотренные настоящей инструкцией, применяются в части не урегулированной внутренним локальным нормативным актом Заказчика и не противоречащей условиям настоящей инструкции и с учётом особенностей, изложенных в настоящей инструкции.

Документ (документы), материалы, которые должны быть предоставлены Заказчиком в рамках заключённого договора для исполнения взятых по заключённому договору обязательств Исполнителем, должны содержать либо сканированную копию листа согласования, либо полную переписку в теле электронного письма со всеми пересылаемыми документами из которых будет явно видно, что документ (документы), материалы прошли согласование всеми необходимыми отделами (службами, подразделениями, управлениями и т.п.). Без сканированной копии листа согласования, в теле письма должно содержаться сообщение ответственных лиц о том, что они согласовали, с указанием даты согласования.

При наличии комментариев, к письму в обязательном порядке должны быть приложены комментарии.